Máte mezi svými zákazníky bohužel i takové, kterým se do placení faktur nechce? Nebo prostě jen čas od času zapomenou? Vítejte v Česku. Řekneme vám, jak je to s upomínkami a jak v takových situacích postupovat.
Upomínka je, jednoduše řečeno, informační dopis, který slouží k upozornění klienta na to, že vám něco dluží. Žádný zákon nestanovuje povinnost zaslat upomínku a ani její formu, ale její zaslání přináší výsledky.
V některých společnostech existuje nepsané „pravidlo sedmi“, které uvádí, že první upomínku máte zaslat po 7 dnech od splatnosti neuhrazeného závazku. Těch sedm dnů je dostatečně dlouho na to, aby neplatič svou chybu napravil, a dostatečně krátce na to, aby si nemyslel, že jste na něj zapomněli.
Nezaplacená faktura totiž nemusí být vždy záměr, ale může se stát, že klienti na závazek zapomněli, zadaný peněžní převod ještě nebyl uskutečněn, fakturu vůbec neobdrželi (některým klientům chodí nabídky, ale faktury, ty padají do spamu) nebo se třeba jedná o administrativní chybu na Vaší straně.
Suma sumárum: Jsme lidé, a lidé zapomínají. Dejte zákazníkovi pár dní čas, ale ne tolik, aby se neplacení stalo zvykem.
Buďte milí, ale sebejistí. V první upomínce nestrašte soudy, exekutory a ani černou magií. Napište něco jako:
Vážený pane Nováku,
při kontrole plateb jsme zjistili, že jste neuhradili fakturu s VS. Tímto Vás chceme požádat o její uhrazení nejpozději do 5 pracovních dnů. Pokud se již tak stalo, můžete ......
S přáním krásných dnů
Vnímejte první upomínku jako přátelské upozornění, buďte zdvořilí v horším případě i neutrální. Stále mějte na paměti, že existují desítky důvodů, proč zákazník nemohl zaplatit.
Vzor první upomínky ke stažení.
Pokud ale dlužník neuhradí pohledávku ani v náhradním termínu nebo na první upomínku vůbec nereaguje, pokuste se být trpělivý a napište mu ještě jednu. Pokud se zákazníkem máte dlouhodobou spolupráci, nemá smysl ho hned hnát k soudu. U druhé upomínky můžete opět použít „pravidlo sedmi“.
V druhé upomínce je vhodné připomenout smluvní pokuty či úroky z prodlení. A aby věděl, že to myslíte vážně – upozorněte ho, že následující upomínkou bude předžalobní výzva (o té píšeme níže).
Vážený pane Nováku,
do dnešního dne Vámi nebyla uhrazena faktura s číslem XXX se splatností dne 15. 8. 2015 v hodnotě XXX. Dne 22. 8. 2015 jsme Vám zaslali upozornění na tuto skutečnost, která byla bez odezvy.
Tímto dopisem Vás chceme upozornit, že pokud nebude platba připsána na účet do 7 dnů, bude Vám naúčtováno penále a doručena předžalobní výzva.
Věříme, že situaci okamžitě vyřešíte
S pozdravem
Když zasíláte druhou upomínku, myslete na to, že vše co napíšete, taky splníte. Proto pište reálně a s rozumem, bez zbytečného zastrašování.
Vzor druhé upomínky ke stažení.
Zasílání běžných upomínek není ošetřeno zákonem. Je tedy pouze dobrou vůlí a slušným jednáním daného podnikatele, která se s neuhrazenými fakturami setká. Tím, kdo by měl v první řadě splatnost dluhu hlídat, je samotný dlužník, ale ...
Pokud dlužník nereaguje ani na druhou upomínku, může nastat situace, že se budete muset rozhodnout, zda podstoupit pohledávku k soudu. A tady pozor. Nově od roku 2013 § 142a/1 Občanského soudního řádu totiž uvádí tzv. „předžalobní výzvu“, která vám v případě, že u soudu uspějete, umožní činit si nárok na uhrazení nákladů řízení.
Předžalobní výzva je ve své podstatě upomínka, neboli výzva k plnění závazku, kterou je nutno neplatiči zaslat ve lhůtě nejméně 7 dnů před podáním návrhu na zahájení řízení. Proto, pokud se chcete s neplatičem soudit a právo je na vaší straně, nezapomínejte na ni, mohli byste pak přijít o svůj nárok na náhradu nákladů.
Vzor předžalobní výzvy ke stažení.
Upomínka nemá přesně stanovenou formu či způsob doručení. Ale v praxi je dobré, aby upomínka obsahovala:
Podceňovat by se rozhodně neměla ani forma doručení ať už upomínky nebo „předžalobní výzvy“. Ve vyhrocených případech nemusí být telefon nebo osobní návštěva postačující. Z tohoto důvodu raději vždy volte písemnou formu komunikace – e-mail a ideálně klasickou poštu s dodejkou.
Klasická písemná forma zaslaná prostřednictvím pošty je nejideálnějším nástrojem právě tehdy, pokud je zaslána doporučeně a nejlépe ještě s dodejkou. Právě díky dodejce se totiž můžete dozvědět, zda adresát výzvu přijal, případně, z jakého důvodu mu nemohla být upomínka doručena.
V případě, že si chcete odesílání upomínek co nejvíce zjednodušit a urychlit, využijte Listonošku. Dokumenty tak zašlete bez nutnosti docházet na poštu a veškeré informace včetně podacího lístku, dodejky a archivace dopisu tak budete mít bezpečně uloženy na jednom místě.
