Tisknete, podepisujete a zasíláte faktury klasickou poštou, protože je to nezbytné? A víte, že nic takového nemusíte?
Na internetu najdete veliké množství dotazů a diskuzí týkajících se toho, zda lze fakturu poslat i jinak, než klasicky. Pojďme se tedy podívat na elektronické zasílání faktur nebo na to, zda musí být na faktuře podpis a razítko.
Mnoho zákazníků po Vás může ještě dnes požadovat, ať na fakturu umístíte razítko a originální podpis, jinak ji nepřijmou – to je ovšem špatně. Zákon o účetnictví totiž říká, že účetní doklad má obsahovat podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování, nikoli osoby, která fakturu vystavila. Tzn., že až po Vás bude chtít zákazník dodat fakturu s podpisem a razítkem můžete mu říct, že fakturu stačí poslat jen e-mailem. Ale pokud ho budete chtít potěšit, pošlete mu fakturu přes Listonošku.
Od roku 2013 můžete posílat faktury oficiálně i e-mailem. Umožnila to novela zákona o DPH, která postavila fakturu elektronickou na stejnou úroveň, jako fakturu papírovou. Na odběrateli daňového dokladu už je pak jen dokument vytisknout, podepsat a zaúčtovat. Doporučuje se archivovat i samotný e-mail.
U tohoto způsobu korespondence je potřeba ale brát v úvahu i souhlas majitele e-mailové schránky se zasíláním faktur. Ačkoli se to může zdát jako malichernost, mohly by být tyto dokumenty považovány za SPAM a u klienta se špatnou vůlí hradit by tak vznikl další prostor pro oddálení přijetí. Tento problém je většinou řešen již ve smlouvě, kde se tato forma komunikace zmiňuje (např.: „Faktura bude doručena na e-mailovou adresu zakaznik@muj.cz“).
Další možností je zasílat fakturu také přes datovou schránku České pošty, kde je potřeba si dobít kredit. Za jednu elektronickou fakturu odeslanou přes datovou schránku zaplatíte 18 Kč bez DPH. Tento způsob však není příliš běžný a podnikatelé stále upřednostňují poštu nebo posílání faktur e-mailem.
I přes veškeré snahy o modernizaci a urychlení Vašeho podnikání ale existují lidé, kteří své zvyky měnit nechtějí a elektronické faktury nebudou vítat s nadšením. Na Vás by tak bylo komplikovaně zasílat dokumenty jak e-mailem, tak fyzicky doručit na poštu.
Právě pro takové případy je tady Listonoška.cz, která předá veškeré potřebné informace České poště elektronicky a společně se Vám tak o zaslání dopisů postará. Pro Vás to bude znamenat jediné – ušetřený čas lepením obálek a spokojené zákazníky.
Pro více podrobností si už zaleťte do Zákona o účetnictví (§ 33) nebo Daňového řádu (§ 92).
